Application de Gestion Complète pour Entreprises de Transport : Taxis, VSL et TPMR

Notre suite logicielle de gestion est la solution tout-en-un conçue spécifiquement pour les entreprises de transport de personnes (Taxis, VSL, TPMR). Grâce à nos trois applications interconnectées (bureau, tablette et mobile), vous pouvez automatiser et simplifier l’ensemble de vos opérations quotidiennes. De la planification des courses à la facturation compatible QR-facture suisse, en passant par le suivi en temps réel de vos chauffeurs, notre outil vous offre une plateforme centralisée pour une efficacité maximale. Améliorez la communication, gagnez en productivité et obtenez des informations détaillées sur les performances de votre entreprise.

Il est composé de 3 applications :

Application d'ordinateur

Une application ordinateur permettant de gérer les chauffeurs, les courses, les feuilles de route (services) des chauffeurs. Elle permet également de localiser les chauffeurs à une date et une heure donnée, de gérer les clients et leurs forfaits :

  • Offrir une personnalisation approfondie des tarifs en appliquant des taux de réduction distincts pour chaque client. Cette fonctionnalité permet une gestion flexible et individualisée des avantages tarifaires, permettant ainsi de répondre aux besoins spécifiques de chaque client de manière précise et adaptée.
  • Créer facilement des factures aux normes QR-Facture Suisse
  • Gérer les factures et les rappels
  • La possibilité d’installation sur plusieurs ordinateurs est offerte, accompagnée d’une fonction de synchronisation automatique entre toutes les instances de l’application. Cette synchronisation garantit une cohérence constante des données, assurant ainsi que toutes les informations pertinentes sont instantanément partagées et mises à jour sur l’ensemble des postes de travail. Cette approche favorise une collaboration fluide et une gestion centralisée, offrant une expérience utilisateur harmonieuse et efficace.
  • Gérer les données des chauffeurs, les véhicules, les taux de TVA, les types de paiement (VISA, MasterCard, …), les frais, les types de courses (taxis, ambulance, VSL, bus, navettes,…)
  • Localiser facilement un chauffeur à une date et à une heure précise
  • Des notifications automatiques sont également programmées pour être envoyées au chauffeur une heure, une demi-heure, et quinze minutes avant le début de chaque course, contribuant ainsi à éviter tout retard.
    En cas de courses non synchronisées sur les appareils mobiles des chauffeurs, que ce soit en raison d’une absence de connexion internet ou d’une défaillance du téléphone portable du chauffeur, une notification est automatiquement envoyée à une personne désignée en tant que gestionnaire. Cette mesure vise à assurer une prise en charge rapide et efficace des situations exceptionnelles.
    Pour renforcer la visibilité de ces incidents, une alerte sonore distincte est également générée sur l’application PC et Tablette, 1 heure, une demie-heure et quinze minutes avant le début de la course concernée, signalant de manière proactive que la course en question n’a pas été réceptionnée par le chauffeur concerné. Cette fonctionnalité permet une réactivité immédiate de la part de l’équipe de gestion, facilitant ainsi la résolution rapide des problèmes liés à la synchronisation des courses.
  • Envoi automatique de notifications au chauffeur, 1 heure, 1/2 heures et 15 minutes avant le début de course. Ainsi évitez tous retards
  • Création d’une course à quelques clics simplement. Tout est simplifié :
    1. Sélection d’un créneau d’horaire sur l’agenda
    2. Sélection du type de course
    3. Sélection du client
    4. Sélection du forfait. En cas de sélection du forfait, les lieux de départ et d’arrivée, le prix de la course, la réduction du client, TVA sont remplis automatiquement.
    5. Sélection du véhicule, s’il s’agit d’un véhicule différent de celui des autres courses du chauffeur dans la même journée.
    6. Et pour finir, sélection du chauffeur

Application tablette

Une application sur tablette permettant de gérer les courses, les chauffeurs, les feuilles de routes des chauffeurs, les clients, les forfaits des clients, les patients,…

Application mobile

Installée sur les mobiles des chauffeurs permettant à un chauffeur de saisir les courses, saisir leurs feuilles de route et de gérer ses courses.

Application mobile pour entreprise de taxis

Application mobile pour la gestion du transport de personnes

La gestion des courses n’a jamais été aussi simple pour les chauffeurs. Pour les courses programmées, il leur suffira de les valider en un simple clic.

Notre application de gestion dédiée aux entreprises de taxi offre également la possibilité de faire signer les bordereaux de course par les clients. De plus, les chauffeurs peuvent prendre des photos des justificatifs de transport pour chaque trajet.

Les utilisateurs de l’application mobile peuvent réserver des courses, gérer leur liste de clients, et ajouter des options tarifaires pour chaque client.

En ce qui concerne les courses de type VSL (Véhicule Sanitaire Léger) et TPMR (Transport de Personnes à Mobilité Réduite), les chauffeurs ont la possibilité de saisir les informations des patients. Ils peuvent également ajouter des frais pour chaque course et enregistrer leurs temps de pause au cours de la journée de travail.

À la fin de leur journée de travail, chaque chauffeur peut remplir sa feuille de route. Cette saisie inclut le début et la fin du kilométrage, le début et la fin du compteur, les frais engagés (comme le stationnement et le lavage), les heures de début et de fin de service, la liste des courses effectuées, le total des courses en espèces, le total des courses avec forfait, ainsi que le total des courses payées par carte Visa, Mastercard, et autres moyens de paiement.

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Logiciel de gestion de transport de personnes

Prenez en charge la gestion intégrale de vos courses, de vos clients et de vos chauffeurs. Accédez facilement aux statistiques détaillées de vos chauffeurs en un seul clic.

Application de gestion pour les entreprises taxis vsl et tpmr

Application tablette

En complément de notre application mobile et de PC, notre solution de gestion pour les entreprises de taxi offre une application supplémentaire conçue pour être installée sur tablette. Cette application représente une version simplifiée de notre logiciel PC. Elle permet à vos gestionnaires ou certains de vos chauffeurs de superviser les opérations de l’ensemble des chauffeurs, d’assigner des courses à des chauffeurs spécifiques, de gérer la base de clients et les forfaits (ajout, modification, suppression), ainsi que de consulter les feuilles de route de leurs collègues.

Notre logiciel de gestion destiné aux entreprises de transport offre également la possibilité aux utilisateurs de tablette de gérer les informations relatives aux patients. Cela inclut la gestion efficace des rendez-vous et des besoins spécifiques des patients transportés. Grâce à notre solution, les entreprises peuvent centraliser et organiser toutes les données pertinentes pour assurer un service de transport sûr et adapté aux exigences médicales.

Application de gestion pour les entreprise de taxis

Gagnez du temps avec notre application de gestion pour les entreprises de TAXIS

Page d'accueil application PC

L’interface de l’application sur ordinateur offre une vue d’ensemble claire et intuitive des performances de l’entreprise. Dès l’ouverture, l’utilisateur accède à un tableau de bord synthétique mettant en évidence les cinq meilleurs chauffeurs du mois, classés selon leur chiffre d’affaires. Cette présentation permet d’évaluer rapidement leur contribution au chiffre d’affaires global et de comparer les résultats entre conducteurs.

En complément, la plateforme propose une analyse statistique détaillée regroupant les principaux indicateurs de performance. On y retrouve notamment le chiffre d’affaires annuel, le nombre de courses réalisées aujourd’hui, la veille et depuis le début du mois. Des informations essentielles telles que le nombre de courses en attente de facturation ou encore l’état des factures échues sont également disponibles.

Grâce à cette organisation, l’utilisateur dispose d’une vision exhaustive et en temps réel de l’activité de l’entreprise de taxis, lui permettant de suivre les performances, d’identifier les tendances et de prendre des décisions stratégiques avec précision.

Ordinateur : Vue de l'agenda

Notre système vous offre une vue d’ensemble complète de l’agenda, où chaque chauffeur est identifié par une couleur personnalisée que vous définissez dans l’administration. Cette fonctionnalité simplifie la gestion des plannings. Pour ajouter une nouvelle course, il vous suffit de cliquer sur le créneau horaire désiré, rendant cette tâche intuitive et rapide.

Il est important de noter que certains imprévus peuvent survenir, comme un chauffeur oubliant son téléphone ou se trouvant dans une zone sans connexion Internet. Dans de tels cas spécifiques, notre agenda vous alerte avec un bip sonore et un point d’exclamation, signalant la situation. Vous pouvez alors contacter immédiatement le chauffeur concerné ou assigner la course à un autre chauffeur disponible, assurant ainsi la continuité et la fiabilité de vos services de transport.

Ordinateur : Saisie d'une course pour un chauffeur

Notre application de gestion dédiée aux entreprises de taxis simplifie le processus de saisie des courses de manière remarquable, vous permettant d’accomplir cette tâche en quelques instants seulement. L’interface conviviale vous permet de sélectionner facilement le type de course, le client, et son forfait le cas échéant, ainsi que le chauffeur assigné. Vous avez également la possibilité d’ajouter des frais spécifiques à cette course, offrant une flexibilité totale dans la gestion des coûts associés.

De plus, notre application offre une fonctionnalité pratique qui vous permet de créer des courses récurrentes. Vous pouvez planifier des trajets quotidiens, hebdomadaires, mensuels, ou sélectionner des jours spécifiques de la semaine, offrant ainsi une gestion automatisée et efficace des courses répétitives.

Si la course concerne un patient, par exemple dans le cas d’un trajet TPMR couchée, notre application prend en compte cette spécificité. Vous avez la possibilité d’indiquer le patient associé à la course, assurant ainsi une gestion précise des besoins particuliers liés à certaines courses.

Un autre avantage de notre application est l’automatisation des calculs financiers. Les prix des courses seront renseignés automatiquement en cas de forfait, tout comme la TVA et les éventuelles réductions pour le client. Cela garantit une facturation précise et transparente, tout en vous faisant gagner du temps dans la gestion administrative de votre entreprise de taxis. En résumé, notre application offre une solution complète, intuitive et automatisée pour simplifier la gestion des courses dans le secteur du transport de personnes.

Ordinateur : Liste des services

Les chauffeurs enregistrent un service ou une feuille de route à la clôture de leur journée de travail. Ce document, complété par le chauffeur, récapitule la recette générée au cours de sa journée, en distinguant le total des courses à tarif fixe et en espèces. Il offre également une ventilation des frais de service, incluant des éléments tels que les frais de stationnement et de carburant, entre autres. La feuille de route renseigne également sur les pauses prises par le chauffeur pendant son service et fournit une liste détaillée de toutes les courses effectuées.

Ordinateur : Géolocalisation des chauffeurs

Grâce à notre application de gestion pour les entreprises de taxis, localisez vos chauffeurs sur une carte 3D à la date et à l’heure précise.

Ordinateur : justificatifs des courses et des signatures des clients

Les chauffeurs ont la possibilité de faire signer électroniquement chaque course par le client à la clôture de celle-ci, offrant ainsi une confirmation visuelle et une validation de la transaction. De plus, ils ont la faculté de capturer des preuves visuelles en prenant des photos des justificatifs de chaque trajet, établissant ainsi un dossier complet et transparent de l’ensemble des déplacements effectués. Cette fonctionnalité s’inscrit dans une démarche de suivi rigoureux, permettant à l’utilisateur de visualiser rapidement et aisément l’ensemble des transactions et des pièces justificatives associées.

Ordinateur : Feuille de route

Chaque chauffeurs à la fin de son service doit remplir une feuille contenant les informations : le début et la fin de son service, le début et la fin de kilométrage du véhicule utilisé, le début et la fin du compteur. Ici aussi, tout est fait automatique. A partir des données de ses courses, nous calculons le total des courses, le total des courses payé par carte bancaire, le total des forfaits, heure totale. Pour le chauffeurs restera trois champs à saisir : l’avance qu’il a prise (chaque chauffeur peut prendre une partie ou la totalité des courses payées par cash). Il doit saisir également ses pauses et les frais de services (lavage, parking,…etc).

Une feuille de route ne peut être validée que par le secrétariat. Une fois validée, le chauffeur ne peut plus modifier cette feuille de route, ni une course appartenant à cette feuille de route.

Ordinateur : Liste des courses

Consultez aisément l’ensemble des courses effectuées par les chauffeurs grâce à notre liste détaillée. Vous avez la possibilité de filtrer ces courses selon divers critères, tels que le client spécifique, le patient, le type de service (taxis, TPMR, VSL), une période déterminée, des dates spécifiques, le chauffeur en charge, la référence ou le numéro de la course, et même le mode de paiement (carte, forfait, espèces, etc.).

Cette fenêtre intuitive vous offre une visibilité complète sur l’historique des courses, vous permettant de cibler rapidement les informations pertinentes en fonction de vos besoins spécifiques. De plus, depuis cette interface, vous pouvez générer vos factures en un seul clic, simplifiant ainsi le processus de facturation. Cette fonctionnalité efficace vous permet de gagner du temps tout en assurant une gestion précise et réactive de l’ensemble de vos opérations de transport.

Ordinateur : Liste des factures

Prenez en main la gestion de vos factures avec notre solution, offrant des fonctionnalités avancées pour simplifier le processus de facturation et améliorer votre suivi financier. Vous pouvez non seulement créer et personnaliser vos factures avec un état entièrement adaptable, incluant des options pour personnaliser l’entête, la signature, et d’autres détails selon vos préférences spécifiques, mais aussi envoyer des rappels automatisés pour les factures impayées, optimisant ainsi la gestion de vos encaissements.

De plus, notre système offre un filtrage efficace des factures selon plusieurs paramètres, vous permettant de retrouver rapidement l’information souhaitée. Vous pouvez filtrer par client, par date d’émission, sur une période donnée, par patient, ou encore par type de trajet, parmi d’autres critères pertinents. Cette flexibilité vous donne un contrôle total sur la visualisation et la recherche des données financières, facilitant la prise de décision et le suivi précis de votre activité. En combinant ces fonctionnalités, notre solution vise à rendre la gestion des factures transparente, efficace et adaptée à vos besoins spécifiques.

Ordinateur : Statistiques

Avec notre application, la gestion des salaires de vos chauffeurs devient extrêmement simple, car vous disposez déjà de toutes les informations nécessaires pour établir de manière précise leur fiche de paie. Vous avez un accès complet aux données mensuelles, y compris le total des heures travaillées dans le mois, les avances, les frais et les détails de chaque course effectuée. En somme, toutes les informations nécessaires pour une gestion détaillée et efficace des salaires de vos chauffeurs.

Mais ce n’est pas tout. En plus des données individuelles des chauffeurs, notre application vous fournit également des informations cruciales sur votre entreprise. Vous avez un aperçu en temps réel du chiffre d’affaires généré au cours de la journée, du mois et de l’année en cours, avec la possibilité de comparer ces chiffres à ceux de l’année précédente. De plus, vous pouvez accéder à des données spécifiques sur les véhicules, les types de courses, et d’autres aspects essentiels de votre activité.

En résumé, notre application offre une visibilité complète sur les performances individuelles des chauffeurs ainsi que sur la santé financière globale de votre entreprise, simplifiant ainsi la gestion des salaires tout en vous fournissant des insights stratégiques pour optimiser vos opérations.

Tablette : Accueil

Notre solution propose une application tablette dédiée à la gestion des courses, spécialement conçue pour les responsables de la hiérarchie au-dessus des chauffeurs. Ces gestionnaires, qui peuvent être en déplacement ou ne pas avoir accès à un ordinateur, bénéficient ainsi d’un outil mobile pour superviser efficacement les activités de transport. L’application tablette leur permet de gérer divers aspects tels que les courses des chauffeurs, les demandes des clients, les forfaits et les informations sur les patients.

Cette version tablette, plus légère que l’application ordinateur, offre une interface conviviale et simplifiée pour répondre aux besoins spécifiques des gestionnaires en mobilité. Ils peuvent prendre en charge la planification des trajets, la gestion des chauffeurs, et s’occuper de diverses tâches opérationnelles. Cependant, certaines fonctionnalités, telles que la facturation et les rappels, restent exclusives à la version complète de l’application sur ordinateur. En fournissant une solution mobile adaptée à leurs besoins, notre objectif est d’optimiser la gestion globale du transport de personnes pour votre entreprise.

Mobile : saisie d'une course

Grâce à la synchronisation quasi-instantanée de toutes les données, la saisie d’une course par les chauffeurs devient un processus rapide et efficace. Dès la réception d’une course, les chauffeurs peuvent enregistrer les frais associés en quelques secondes. Ils ont également la possibilité de faire signer électroniquement le bon de transport, et une fois toutes les informations saisies, ils n’ont qu’à cliquer sur le bouton « Valider ».

Par ailleurs, notre application offre une fonctionnalité avancée permettant aux chauffeurs de créer ou de réserver des courses directement. Par exemple, ils peuvent aisément planifier des courses pour des clients de taxi. Cette fonctionnalité de création et de réservation simplifie le processus de gestion des trajets, offrant une flexibilité accrue aux chauffeurs pour organiser leur emploi du temps de manière optimale.

En résumé, la fluidité de la saisie des courses, combinée à la possibilité de créer et réserver des trajets, offre une expérience efficace aux chauffeurs tout en contribuant à une gestion plus proactive et réactive de l’ensemble des activités de transport.

Mobile : gestion des courses

Lorsque qu’une course est enregistrée ou attribuée à un chauffeur via l’application ordinateur ou tablette, le chauffeur reçoit immédiatement une notification sur son téléphone mobile, indiquant que les données ont été synchronisées. Dès lors, il ne lui reste plus qu’à valider la course, après avoir saisi les éventuels frais associés.

Cependant, dans certaines situations, la synchronisation peut ne pas se faire correctement. Cela peut être dû à des problèmes de réseau, un téléphone éteint (batterie déchargée), une panne de l’appareil, ou encore le fait que le chauffeur se trouve dans une zone sans couverture 3G/4G/5G. Nous avons prévu des contrôles réguliers pour ces cas : des vérifications de synchronisation sont effectuées à différents intervalles, notamment 1 heure, 30 minutes, 15 minutes et 5 minutes avant la course. Si la course n’a pas été reçue par le chauffeur, des notifications sont envoyées aux ordinateurs et tablettes. Dans cette situation, il vous suffit de contacter le chauffeur par téléphone ou d’attribuer la course à un autre conducteur.